Gerenciamento voltado para redução de pleitos e disputas

Tendo em vista o cenário econômico em que estamos inseridos, grande parte das organizações tem se mostrado cada vez mais criteriosa na seleção de seus projetos, uma vez que os recursos financeiros disponíveis têm sido limitados e, em alguns casos, advindos de investidores que não atuam diretamente nas empresas. Em função disso, a gestão dos custos de um projeto, mais do que nunca, tem se tornado uma peça fundamental para o sucesso dos empreendimentos.

O que se observou nos últimos anos é que muitos projetos foram concluídos com alterações significativas nos valores finais em relação aos estipulados na fase de elaboração do CAPEX, o que caracteriza por si só um insucesso parcial do projeto, em alguns casos levando até mesmo ao insucesso total.

Um importante fator que motiva o aumento de custos são os pleitos elaborados ao longo de sua implantação, que geram questionamentos internos e, em muitos casos, levam ao desgaste da relação entre contratante e contratado.

Reconfiguração do Entendimento

Primeiramente precisamos deixar de enxergar o pleito como uma tentativa da empresa prestadora de serviço de buscar melhoria das margens de contribuição de seu contrato. Na realidade, um pleito é gerado sempre que uma das partes entende que ocorreram mudanças nas condições contratadas em qualquer uma das fases do projeto. Por essa ótica, a parte que reivindica está apenas buscando a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro de seu contrato, de forma a não acumular prejuízos.

A importância da etapa de formação de preços e do processo de contratação

O que se tem percebido é que os pleitos têm sido, algumas vezes, consequência dos fatores listados a seguir:

a) Grau de maturidade da engenharia dos projetos;
b) Determinação da modalidade de contratação adequada para cada projeto;
c) Qualidade dos processos de contratação dos projetos.

Pelo exposto, pode-se concluir que, em muitos casos, os desequilíbrios contratuais têm origem na etapa de formação de preços e contratação das obras. Essa situação ocorre na medida em que boa parte dos empreendimentos é contratada com nível de detalhamento de engenharia insuficiente, o que se soma a modalidades de contrato inadequadas para o grau de maturidade dos projetos.

Fator que também tem contribuído para o aumento do índice de ocorrência de pleitos e disputas é a qualidade do processo de contratação. Com frequência são fornecidos prazos e informações insuficientes para orçamentação, acarretando em contratos com elevada probabilidade de alterações nas condições contratadas inicialmente.

Gestão Compartilhada

Na Reta Engenharia, defendemos a Gestão Compartilhada dos projetos, cujo objetivo é fazer com que todas as partes envolvidas (contratantes, contratadas, empresas de engenharia e gerenciadoras) atuem em benefício dos projetos. O resultado da aplicação desse método é a redução das reivindicações ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, na medida em que as decisões tomadas privilegiam o melhor para o empreendimento e suas consequências são tratadas tempestivamente. A Gestão Compartilhada nos faz acreditar que são maiores as chances de sucesso, uma vez que os índices alcançados em custo, prazo, qualidade e desempenho econômico satisfaçam todos os envolvidos.

Caminhos para a implantação da Gestão Compartilhada

Para tanto, é preciso que a gestão do projeto tenha uma atenção especial na fase de iniciação e planejamento. Devido à demanda por prazos cada vez menores de retorno do capital investido, nessas fases tem sido dada pouca relevância aos quesitos elencados neste artigo, o que tem provocado aumentos significativos de custo durante a implantação. É preciso que haja uma mudança de paradigma nas organizações e que se invista mais tempo de estudo, engenharia e planejamento nessas etapas iniciais para que “surpresas” sejam minimizadas nas etapas seguintes.

Na fase de implantação do projeto, mudanças nas condições contratadas em alguns casos podem ocorrer por imprevisibilidades em que nenhuma das partes tem o controle da situação. Para isso, o gerenciamento deve sempre estar voltado para registros efetivos ao longo da implantação que possam dar suporte às mudanças que venham surgir. Entendemos que, quando houver alterações nas condições pactuadas ao longo do contrato, as partes devem estar dispostas a resolver de comum acordo aquela situação da forma mais transparente e equilibrada possível, proporcionando assim a manutenção da saúde financeira do contrato, da relação sadia entre as empresas e da confiança mútua.

Estamos passando por um momento de transformação na forma de gestão de projetos no país, e esta é uma oportunidade para rever como temos gerenciado nossos projetos em todas as suas fases. Temos a convicção de que o gerenciamento compartilhado voltado para a redução de pleitos e disputas, se bem aplicado desde o início, certamente será fator preponderante para o sucesso de um empreendimento.

Breno Soares de Melo – Gerente de Engenharia